Comment traiter votre commande d'échantillons [Données 2024]

Qu’allez-vous apprendre dans cet article ?

Types d’échantillons
Spécifications des échantillons
Expédition des échantillons
Tester les échantillons
Gestion des échantillons

1. Types d'échantillons

Il existe différents types d’échantillons. Vous trouverez ci-dessous une liste accompagnée d’une brève description de certaines des catégories d’échantillons les plus courantes. Les échantillons peuvent être différents. Quoi qu’il en soit, le même échantillon peut être utilisé dans différentes applications.

Échantillon de PP

L’échantillon PP est l’abréviation d’échantillon de préproduction. L’échantillon PP est construit avant le début de la production en série. L’échantillon PP peut être l’échantillon final après un certain nombre de tests, de corrections et de confirmations.

Il peut y avoir plusieurs versions d’échantillons PP. Une fois l’échantillon PP fabriqué, le fournisseur l’envoie à l’acheteur pour évaluation. Vous pouvez vérifier les détails de l’échantillon, l’exécution, les spécifications et bien d’autres choses encore. Si l’échantillon PP fonctionne bien, il sera intégré au processus de production de masse. S’il ne répond pas à certaines de vos exigences, vous pouvez demander à ce qu’il soit refait et réexpédié.

L’échantillon PP est TRÈS important car il servira de norme et de critère pour la production en série, en particulier s’il s’agit d’un nouveau produit ou si vous travaillez avec un nouveau fournisseur.

Les raisons sont les suivantes :

Pas d'échantillon de PP, pas de preuve/référence physique Vous discutez avec le vendeur et il accepte de créer le produit que vous souhaitez. Cela ne signifie pas que le vendeur fera réellement ce qu'il dit. Vous ne savez pas s'il va prendre des raccourcis ou non. Parfois, le vendeur est trop paresseux pour s'adapter à vos exigences, simplement parce que cela prend plus de temps et que ce n'est pas son processus habituel. Il ne pense pas qu'il s'agisse d'une grosse affaire en raison de la petite différence et il est probable qu'il produise d'abord et qu'il fasse un rapport ensuite.
Pas d'échantillon PP, pas de norme claire En l'absence d'échantillon de PP, le fournisseur peut ne pas comprendre pleinement vos exigences détaillées. En cas d'obscurité, le vendeur peut faire quelque chose d'incorrect. Il peut y avoir des malentendus ou des raccourcis.
Une erreur mineure vous fera perdre beaucoup d'argent Révisez les détails de l'échantillon PP V.S. Corrigez votre commande groupée. Nous pouvons imaginer à quel point cela peut être gênant. C'est vous, l'importateur/l'acheteur, qui en pâtirez. Le vendeur trouvera toutes les excuses possibles pour se soustraire à sa responsabilité.

Échantillon de qualité

L’échantillon de qualité peut être différent de la façon dont la commande en vrac sera réalisée. Il est utilisé pour le contrôle de la qualité.

Lorsque le fournisseur a des difficultés à répondre à votre demande d’échantillonnage (par exemple, disponibilité de la couleur, coût d’échantillonnage très élevé), mais que vous êtes pressé d’obtenir un échantillon, vous pouvez essayer de demander un échantillon similaire à titre de référence de qualité. Vous pouvez essayer de demander un échantillon similaire pour une référence de qualité.

Échantillon scellé

Un échantillon scellé est utilisé comme référence pour l’inspection.

Supposons que votre commande soit inspectée. Demandez à votre fournisseur de sortir un des échantillons PP, de le mettre dans un sac, de le sceller avec le logo de votre entreprise, du ruban adhésif. Dans certains cas, vous pouvez y apposer un autographe et un morceau de bois. Personne n’est autorisé à ouvrir le sac une fois qu’il est scellé. Vous pouvez le laisser à l’usine ou vous le faire expédier. Vous pouvez aussi faire deux échantillons scellés et les deux parties en reçoivent un.

Lors de l’inspection, l’échantillon scellé sera utilisé pour vérifier si les produits commandés en vrac sont fabriqués conformément à l’échantillon scellé.

Échantillon de test

L’échantillon d’essai est normalement destiné à être testé en laboratoire. Il peut être expédié au laboratoire ou à vous. Le laboratoire ou votre service technique testera l’échantillon pour vérifier la sécurité, les normes, la conformité, etc. Il peut arriver que vous deviez prélever plusieurs séries d’échantillons d’essai sur la cargaison en vrac.

Échantillon promotionnel

L’échantillon promotionnel peut être utilisé pour prendre des photos et des vidéos et pour faire créer du contenu marketing par un rédacteur. Vous pouvez ensuite l’afficher sur votre matériel promotionnel, vos affiches, vos brochures, vos infographies, vos vidéos, vos publicités, votre site web officiel ou tout autre canal de marketing.

Échantillon de production

Les échantillons de production sont prélevés sur des produits fabriqués en série. L’échantillon de production peut vous aider à éviter de perdre du temps au cas où le vendeur prendrait des raccourcis. S’il est découvert plus tôt, au lieu de prendre les produits en vrac insatisfaisants, vous avez encore le temps d’exiger du vendeur qu’il arrête la production de masse et qu’il commence à apporter les corrections nécessaires.

2. Spécifications de l'échantillon

a.Détails du produit

Inscrivez tous les détails du produit sur le modèle de document de commande. L’écrit vaut mieux que l’oral. Veillez à ce que le vendeur comprenne parfaitement tous les détails de l’échantillon que vous souhaitez obtenir.

b.Prix de l'échantillon

Pourquoi les fabricants facturent-ils des frais d’échantillonnage (parfois le double du prix de vente en gros, voire plus) ?

1) Coût de l’échantillonnage

Le coût couvre les matières premières, le salaire du travailleur, le coût de l’échantillonnage, etc. Il faut plus de temps et d’efforts pour que les travailleurs créent l’échantillon séparément.

2) Le fournisseur ne peut pas savoir si vous êtes un véritable importateur ou non.

Le fournisseur doit être incité à fabriquer l’échantillon pour vous, ce qui consiste principalement à obtenir des commandes de votre part. Si vous n’avez pas l’air d’un acheteur sérieux, la réponse du vendeur est un NON catégorique.

Faut-il payer pour les échantillons ?

Combien devez-vous payer pour l’échantillon ?

Le prix des échantillons varie beaucoup d’un secteur à l’autre. Il peut être identique, supérieur de 15 à 20 % ou de 100 % au prix de l’unité en vrac. Si l’on prend l’exemple d’un meuble, il n’est pas rare que le prix unitaire soit deux à trois fois plus élevé pour constituer un échantillon.

Pour les produits de faible valeur, l’échantillonnage ne pose donc pas de problème majeur. Certains vendeurs sont heureux d’offrir un échantillon gratuit pour les produits de faible valeur et demandent à l’importateur de prendre en charge les frais d’expédition.

En revanche, s’il s’agit d’un produit de grande valeur, il faut prendre le temps de décider de tous les détails à l’avance afin d’économiser autant que possible sur les différentes versions des échantillons. Certains vendeurs peuvent vous facturer le coût de l’échantillon et vous promettre de déduire le même coût sur la commande officielle. Si le coût de l’échantillon est très élevé, vous pouvez négocier avec le fabricant les modalités de paiement, par exemple 30% prépayés -> préparation de l’outillage / du moule -> 50% de paiement -> achèvement de l’échantillonnage -> 20% de paiement.

Dans l’ensemble, je dirais que si cela prend trop de temps pour convaincre le fournisseur d’offrir des échantillons gratuits et que l’application du coût de l’échantillon n’est pas complexe, vous pouvez envisager de passer à autre chose.

c. Délai de livraison

N’oubliez pas de confirmer le délai de livraison de l’échantillon auprès du vendeur avant de passer votre commande d’échantillons. Vous ne voulez pas attendre indéfiniment la livraison de l’échantillon, surtout si vous avez besoin de l’échantillon très rapidement.

3. Expédition de l'échantillon

a. Mode d'expédition

Les échantillons sont généralement expédiés par avion. Ils peuvent être expédiés par le transitaire du fabricant ou par votre propre transporteur. Comparez rapidement l’offre de fret du vendeur et le prix de votre transporteur.

Si l’échantillon est lourd et de grande valeur, vous pouvez envisager de nous le confier avant de l’expédier. Vous pouvez examiner de près les photos et les vidéos de l’échantillon ainsi qu’un rapport simple que nous préparons pour vous. Si l’échantillon ne correspond pas à vos exigences, nous le renvoyons au fabricant pour qu’il le révise. Si l’échantillon est satisfaisant, nous le transmettons au transporteur pour l’expédition.

b. Exemple de document

Remind your vendor to mention sample info on the invoice. It can minimize the chance of being taxed or the tax value. It can be written like this:

sample with no commercial value

samples not for reselling/retailing

samples for quality evaluation

4. Test de l'échantillon

L’une des principales raisons d’obtenir un échantillon est de le tester avant de faire fabriquer vos produits en Chine. Vous pouvez montrer l’échantillon à votre entourage ou à des clients en pré-commande pour voir si le produit sera commercialisable.

Lorsque vous recevez l’échantillon, utilisez-le et « torturez »-le autant que possible.

Voici quelques-unes des choses que vous voulez vérifier sur l’échantillon ?

5. Gérer les échantillons

Si vous commercialisez différents produits, vous risquez de ne plus savoir quel échantillon provient de quelle entreprise. Vous avez besoin d’un système simple et rapide pour fonctionner. Cela ne coûte pas grand-chose. Mais cela peut prendre du temps et vous frustrer à cause de tout ce chaos.

Demandez au vendeur d'apposer une étiquette sur l'échantillon. Les informations peuvent porter sur le nom de l'entreprise du fournisseur, son numéro de téléphone, les spécifications du produit, etc.
Établissez une fiche de suivi pour les échantillons. Mettez à jour les informations telles que le nom de l'entreprise, le numéro du produit/de l'étiquette, la date de livraison, le numéro de la lettre de voiture, le coût de l'échantillon et les frais d'expédition, les notes, etc. Rangez la facture et étiquetez le numéro de l'échantillon selon votre propre système.
Prenez des photos et des vidéos si nécessaire et rassemblez les informations requises dans différents fichiers en fonction de chaque échantillon.
Stockez les échantillons de manière appropriée, par catégorie ou selon votre système, afin de pouvoir les retrouver facilement.

C’est à peu près ainsi que les échantillons sont généralement traités. Un dernier petit conseil : ne passez votre commande d’échantillons avant d’avoir une idée précise et ferme de la coopération avec ce fournisseur.

N’hésitez pas à demander à l’usine de vous envoyer des photos et des vidéos claires de ses échantillons, si possible. Vous pourrez ainsi vous faire une idée rapide.