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Liste de contrôle pour éviter les pertes [Données 2024]

Vous avez fait des recherches approfondies. Vous pensez avoir enfin trouvé un fournisseur qui vous convient. Vous êtes très enthousiaste et impatient de passer votre commande en gros et de faire fabriquer vos produits en Chine.

Attendez un peu. Avez-vous fait ce qui suit ?

1. Une liste de contrôle rapide des tâches que vous auriez dû terminer "hier"

2. Le document

N’oubliez pas de mettre en place la documentation nécessaire. Il est fortement conseillé d’effectuer correctement les formalités suivantes. La paperasserie est toujours une source de tracas qui ralentit le processus d’importation, mais si elle n’est pas correctement effectuée, elle peut vous réserver une surprise désagréable une fois votre commande passée.

Si votre commande est expédiée par avion, les documents suivent votre colis.

Si votre commande est expédiée par voie maritime, les documents seront envoyés séparément par transporteur express.

A. Bon de commande

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est « un document généré par l’acheteur qui autorise une transaction d’achat. Lorsqu’il est accepté par le vendeur, il devient un contrat liant les deux parties ».

« Un bon de commande énonce les descriptions, les quantités, les prix, les remises, les conditions de paiement, la date d’exécution ou d’expédition, d’autres conditions associées et identifie un vendeur spécifique.

 

Pourquoi le bon de commande est-il important ?

Un grand nombre d’acheteurs/importateurs sont réticents à l’idée d’envoyer leur propre bon de commande au fournisseur pour signature, surtout lorsqu’ils travaillent avec le(s) fournisseur(s) depuis longtemps. Mais ce n’est absolument pas une bonne pratique pour faire des affaires en Chine.

Tout d’abord, la véritable importance du bon de commande réside dans le fait qu’une fois accepté par le vendeur, un contrat juridiquement contraignant est formé. Si, en tant qu’acheteur, vous recevez vos marchandises mais qu’elles ne sont pas entièrement conformes aux spécifications souhaitées, sans bon de commande, il n’y a pas de référence. C’est là que le bât blesse : comment déterminer ce qui n’a pas fonctionné et quelle partie doit être responsable du problème.

Deuxièmement, vos demandes sont clairement et explicitement écrites sur le bon de commande, de sorte qu’il n’y a pas de confusion dans la communication. Cela permet d’éviter les erreurs, en particulier lorsque votre entreprise se développe et que vos clients demandent des changements dans certains détails.

B. Facture pro forma

Vous, l’acheteur, émettez un bon de commande, votre fournisseur, le vendeur, prépare à son tour une facture pro forma.

Assurez-vous de bien comprendre tout ce qui figure sur la facture pro forma avant de la signer et de la renvoyer au fournisseur.

« Facture estimative envoyée par un vendeur à un acheteur avant l’expédition ou la livraison de marchandises. Elle indique la nature et la quantité des marchandises, leur valeur et d’autres informations importantes telles que le poids et les frais de transport.

Les factures pro forma sont couramment utilisées comme factures préliminaires à un devis ou à des fins douanières lors d’une importation. Elles diffèrent d’une facture normale en ce sens qu’elles ne constituent pas une demande de paiement. »

C. Facture commerciale

Il n’existe pas de format spécifique pour une facture commerciale ou une facture pro forma. La facture commerciale peut être pratiquement identique ou radicalement différente.

Comment un dictionnaire professionnel définit-il l’IC ?

Document exigé par les douanes pour déterminer la valeur réelle des marchandises importées, en vue de l’établissement des droits et taxes. Une facture commerciale (en plus d’autres informations), doit identifier l’acheteur et le vendeur, et indiquer clairement la valeur de la marchandise.

D.Contrat de vente

Un contrat de vente est un contrat juridique. Il s’agit d’un contrat d’échange de biens, de services ou de propriétés qui font l’objet d’un échange entre un vendeur (ou un vendeur) et un acheteur (ou un acheteur) pour une valeur convenue en argent (ou en équivalent d’argent) payé ou la promesse de payer la même chose. Il s’agit d’un type particulier de contrat juridique.

Le contrat de vente (accord de vente OEM/accord d’achat) conclu avec votre fournisseur est essentiel pour que votre approvisionnement en Chine se fasse dans les règles de l’art. Il est évident qu’en l’absence de document écrit, vous n’avez aucun moyen de prouver ce qui a été convenu et ce que le fournisseur a promis. Les contrats écrits peuvent être appliqués plus efficacement que les contrats oraux.

Quels sont les avantages d'un contrat de vente ?

Quelles informations peuvent être incluses dans le contrat ?

Parties acheteuse et vendeuse

Détails du produit

Conditions d'achat

Autres termes importants

Il ne s’agit là que d’une partie des informations normalement inscrites dans le contrat. Selon le type d’opération, le contrat de vente devra contenir des clauses correspondantes. Ajoutez au contrat les éléments que vous jugez importants.

En outre, la traduction de votre contrat en chinois, c’est-à-dire l’élaboration d’un contrat de vente bilingue, serait une meilleure pratique pour les affaires en Chine.

En résumé, vous devez établir et obtenir tous les documents nécessaires pour que la production se fasse dans les règles de l’art. C’est l’une des étapes incontournables de l’importation pour éviter que les usines ne gâchent la production de votre commande.

Une petite histoire terrible

Jack (importateur) travaille avec l’usine X depuis 5 ans. Tout va bien jusqu’au mois dernier, où l’usine a produit 20 000 étuis à lunettes, mais pas selon les spécifications finales convenues avec le représentant commercial de l’usine X.

Comment cela s'est-il produit ?

L’usine X dispose d’un service commercial et d’un service de production. Jack leur passe régulièrement des commandes chaque mois. Les relations ont été bonnes et Jack a commencé à conclure des accords oraux avec l’usine X au lieu de documents écrits au début de cette année.

Pour cette commande, les spécifications du produit sont légèrement différentes de celles des commandes précédentes. Jack a versé l’acompte et a demandé au représentant de modifier quelques petites spécifications des étuis à lunettes pour cette commande. Le représentant commercial a mentionné toutes les spécifications à modifier au service de production. Mais le responsable du service de production l’a oublié et, en fin de compte, le litige a éclaté.

3. gestion du contrôle de la qualité

En Chine, on peut s’attendre à tout. Gardez toujours la tête froide. Il existe différents niveaux de qualité que vous ne connaissez peut-être même pas : qualité médiocre, qualité acceptable, bonne qualité, qualité exceptionnelle, etc. Si vous ne créez pas votre propre système de contrôle de la qualité, des histoires effrayantes peuvent vous attendre. Vous n’êtes pas le seul client. Il y a de fortes chances que le fabricant donne la priorité à d’autres commandes plus importantes.

a.Reliure papier

Mentionner les spécifications de qualité dans les documents, en prévoyant un nouveau travail, une pénalité ou un remboursement en cas de problèmes de qualité.

b.Obligation de paiement

Ne transférez jamais le paiement intégral à votre fournisseur directement. C’est risqué. Le fournisseur peut se révéler être un escroc et s’enfuir avec votre argent. Ou bien, une fois qu’il a reçu votre paiement intégral, il se désintéresse de ce qui vous importe, par exemple la qualité, le délai de livraison, etc.

c. Inspection ou audit d'usine

Dites à votre fabricant que vous avez contacté une société d’inspection et qu’elle effectuera l’inspection dans les délais impartis. Veillez à ne payer le solde qu’une fois satisfait des résultats de l’inspection.

Si vous estimez que les démarches susmentionnées sont trop compliquées et prennent trop de temps, vous pouvez opter pour l’externalisation. Essayez de laisser une société de sourcing vous aider à régler les petits détails importants pour que vous n’ayez pas à le faire. Ne passez jamais, au grand jamais, une commande en gros auprès de votre fabricant chinois et restez les bras croisés sans assurer un suivi adéquat.

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